Erleichterung bei der Archivierung – Verschärfung bei der Rechnungsprüfung

Mit dem Umsatzsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2013 kommt es zu einer Erleichterung bei der Archivierung von Papierrechnungen. Gleichzeitig sollten aber Eingangsrechnungen nun noch genauer geprüft werden.

Archivierung von Papierrechnungen

Wer Papierrechnungen physisch entsorgen und elektronisch aufbewahren wollte, musste bisher entweder

  • bestimmte Datenträger (WORM-Datenträger, die nur einmal beschreibbar sind) oder
  • ein sogenanntes revisionssicheres Archiv, das durch Zusammenwirken von Hard-, Software und Systemadministration herstellerseitig keine Eingriffe des Unternehmers bezüglich der Unveränderbarkeit und Unlöschbarkeit der Daten zulässt,

für die Archivierung der Rechnungen verwenden.

Die Randziffer 1566 der Umsatzsteuerrichtlinien wurde nun ergänzt: Die oben genannten Voraussetzungen entfallen, wenn die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhaltes der aufbewahrten Rechnungen durch ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren sichergestellt werden kann, wie wir es von den elektronischen Rechnungen kennen.

Prüfung der UID von Eingangsrechnungen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des leistenden Unternehmers ist ein verpflichtender Bestandteil einer Rechnung für den Vorsteuerabzug. Bisher musste die Richtigkeit der UID nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht vom Rechnungsempfänger geprüft werden. Diese Erleichterung wurde nun in der Randziffer 1539 der UStR gestrichen.

Die UID kann via FinanzOnline, VIES oder über eigens dafür entwickelte Tools (z.B. UID Tool von PwC Österreich) validiert werden.

Haben Sie noch Fragen? Ihr PwC Mitarbeiter ist gerne für Sie da.