Steuerbefreiung für Mitarbeiterrabatte

Bis Ende 2015 waren Mehrrabatte an eigene Arbeitnehmer (Rabatte, die über jene hinausgehen, die üblicherweise an Endverbraucher gewährt werden) zur Gänze lohnsteuer-, sozialversicherungs- und lohnnebenkostenpflichtig. Ab 1. Jänner 2016 kommt für solche an alle Arbeitnehmer oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern gewährten Mehrrabatte eine eigene Befreiungsbestimmung zur Anwendung. Diese Regelung gilt sowohl für die Einkommen- bzw. Lohnsteuer als auch für die Sozialversicherung. Auch die Lohnnebenkosten sind von der Befreiung umfasst.

Eigene Ware – eigene Dienstleistung

Zunächst ist zu beachten, dass die Befreiungsbestimmung nur dann zum Tragen kommt, wenn Waren oder Dienstleistungen verbilligt an Arbeitnehmer gewährt werden, die der Arbeitgeber selbst (oder ein mit diesem verbundenes Konzernunternehmen) im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet. Von einem Dritten zugekaufte, an Arbeitnehmer weitergegebene Leistungen können demnach nach dieser Bestimmung nicht begünstigt abgerechnet werden. Eine Einschränkung auf bestimmte Berufsgruppen/Branchen besteht hingegen nicht.

Hinweis:
Ist ein (Sachbezugs)Wert betreffend die vom Arbeitgeber gewährten Waren oder Dienstleistungen in der Sachbezugswerteverordnung (z. B. für Wohnraum oder Firmen-KFZ) festgelegt, kommt die gegenständliche Befreiungsbestimmung jedoch nicht zur Anwendung.

Ausmaß der Abgabenbefreiung

In Hinblick auf das Ausmaß der Befreiung sind zwei „Schranken“ zu beachten:

  1. Beträgt der Mitarbeiterrabatt maximal 20 % (des Letztverbraucher-Endpreises), ist dieser zur Gänze abgabenfrei (1. Schranke).
  2. Bei Überschreiten dieser Freigrenze – wobei jeder vom Arbeitgeber gewährte Rabatt isoliert zu beurteilen ist – liegt grundsätzlich in Höhe des gesamten, dem Arbeitnehmer gewährten Rabattes ein abgabenpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Für diese Rabatte (mehr als 20 % des Letztverbraucher-Endpreises) gibt es einen Freibetrag von 1.000 € pro Dienstnehmer und Kalenderjahr (2. Schranke).

Übersteigen diese Rabatte den Freibetrag von 1.000 €, tritt Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Lohnnebenkostenpflicht ein.

Welcher Wert ist für die Berechnung der 20%-Grenze heranzuziehen?

Nach der neuen Rechtslage ist der geldwerte Vorteil von jenem um übliche Preisnachlässe verminderten Endpreis zu bemessen, zu dem der Arbeitgeber seine Waren oder Dienstleistungen fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet. Das bedeutet, der um übliche Preisnachlässe reduzierte Letztverbraucher-Endpreis – im Zeitpunkt des kostenlosen oder verbilligten Bezugs – ist heranzuziehen. Allfällige Großkundenrabatte bleiben demnach außer Betracht.

Sind die Abnehmer des Arbeitgebers hingegen keine Letztverbraucher (z.B. im Falle eines Großhändlers), ist der um übliche Preisnachlässe verminderte übliche Endpreis des Abgabeortes anzusetzen. Hier kann wohl der günstigste Letztverbraucherpreis für vergleichbare Produkte herangezogen werden.

Ein Beispiel[1]:

Ein Unternehmer verkauft eine Ware an fremde Abnehmer um 100 €. Seine Mitarbeiter erhalten diese um 80 €. Da die 20%-Grenze nicht überschritten wird, liegt kein steuerpflichtiger Sachbezug vor. Erhalten die Mitarbeiter die Ware jedoch um 70 €, liegt grundsätzlich ein geldwerter Vorteil in Höhe von 30 € vor. Steuerpflicht tritt jedoch nur dann ein, wenn der jährliche Freibetrag von 1.000 € überschritten wird.

Sofern der Mitarbeiterrabatt demnach die 20%-Grenze nicht überschreitet, kann die Summe der steuerfreien Mitarbeiterrabatte pro Mitarbeiter auch mehr als 1.000 € betragen.

Zu beachten ist jedoch, dass die kostenlos oder verbilligt bezogenen Waren oder Dienstleistungen vom Arbeitnehmer weder verkauft noch zur Einkünfteerzielung verwendet und nur in einer solchen Menge gewährt werden dürfen, die einen Verkauf oder eine Einkünfteerzielung tatsächlich ausschließen.

Aufzeichnungen des Arbeitgebers

Das Über- und Unterschreiten der 20%-Grenze und des Freibetrags (1.000 €) sowie die Mengenbeschränkungen auf den Eigenbedarf hat der Arbeitgeber zu überprüfen und zu dokumentieren.

Gemäß LohnkontenVO 2006, zuletzt geändert am 26. November 2015, sind alle Mitarbeiterrabatte, die im Einzelfall 20 % übersteigen, am Lohnkonto zu erfassen. Somit sind auch jene Mitarbeiterrabatte zu erfassen, die 20 % übersteigen, jedoch im Freibetrag von 1.000 € Deckung finden.

Würdigung

Die Schaffung eines Freibetrages für Mitarbeiterrabatte ist grundsätzlich zu begrüßen, insbesondere die Tatsache, dass einzelne Branchenvergünstigungen durch eine für alle Branchen gültige Regelung ersetzt wurden. Für Diskussionsstoff sorgt derzeit die ungedeckelte 20%-Grenze bei Gütern mit betragsmäßig hohem Wert. Für die Umsetzung der Anforderungen der Lohnkontenverordnung (Erfassung aller Mitarbeiterrabatte, die mehr als 20 % betragen) ist organisatorisch Vorsorge zu treffen.

Autor: Oliver Elmani

[1] Angelehnt an die Lohnsteuer-Richtlinien, Rz 103.