Offenlegung des Jahresabschlusses bis 30. September 2025

Vertreter von Kapitalgesellschaften mit Bilanzstichtag 31. Dezember aufgepasst: Um empfindlich hohe Zwangsstrafen zu vermeiden, sollten Sie auf die fristgerechte Offenlegung des Jahresabschlusses beim Firmenbuchgericht bis 30. September 2025 achten. Dabei ist zu beachten, dass Jahresabschlüsse in strukturierter Form an das Firmenbuch übermittelt werden müssen.

Offenlegungspflicht

Die gesetzlichen Vertreter von

• • • Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, SE)
    • Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person persönlich haftet (z.B. GmbH & Co KG)
    • bestimmte Genossenschaften sowie
    • Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften unter bestimmten Voraussetzungen

sind verpflichtet, den Jahresabschluss nach Behandlung in der Hauptversammlung (Generalversammlung), jedoch spätestens 9 Monate nach dem Bilanzstichtag, beim Firmenbuchgericht des Sitzes der Gesellschaft offenzulegen.

Die Verpflichtung zur Offenlegung des Jahresabschlusses trifft jede Kapitalgesellschaft und ist jährlich durchzuführen. Ist der Bilanzstichtag der 31. Dezember, muss die Offenlegung bis 30. September erfolgt sein. Bei anderen Bilanzstichtagen verschiebt sich das Ende der Offenlegungsfrist entsprechend.

Der Umfang der Offenlegungs- und Veröffentlichungspflicht ist von der Größe und der Rechtsform der Gesellschaft abhängig und kann auch Lagebericht, Generalversammlungsbeschluss und Bestätigungsvermerk oder Vermerk über dessen Versagen oder Einschränkung und weitere Dokumente umfassen. Für große Aktiengesellschaften muss seit 01.07.2023 die Veröffentlichung auf der „Elektronische Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes“, kurz EVI, erfolgen.

Seit 01.01.2025 sind mit der Einführung der Taxonomie JAb 4.0 Offenlegungen grundsätzlich in strukturierter Form an das Firmenbuchgericht zu übermitteln. Unstrukturierte Offenlegungen (z.B. Einreichung als PDF) werden von Firmenbuchgerichten nur noch in Ausnahmefällen (z.B. bei Zweigniederlassungen oder bei Sonderbilanzen) angenommen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass unstrukturierte Offenlegungen häufig zu Verbesserungsaufträgen der Firmenbuchgerichte und somit zu Mehraufwendungen führen. Daher empfehlen wir den Jahresabschluss, soweit technisch möglich, immer strukturiert offenzulegen.

Fristversäumnis und Höhe der Zwangsstrafe

Bei Fristversäumnis werden vom Firmenbuchgericht ohne vorangehende Androhung empfindliche Zwangsstrafen verhängt. In diesem Verfahren kann mit Beschluss eine Zwangsstrafe zwischen EUR 700 und EUR 3.600 verhängt werden. Bei Kleinstkapitalgesellschaften reichen die Strafen von EUR 350 bis EUR 1.800. Adressat der Zwangsstrafe ist jedes einzelne vertretungsbefugte Organ (Geschäftsführer, Vorstand) sowie die Gesellschaft selbst. Hat eine kleine GmbH beispielsweise drei Geschäftsführer, so werden drei Strafen zu je EUR 700 vorgeschrieben und für die Gesellschaft EUR 700, in Summe also EUR 2.800.

Wird trotz Verhängung einer Strafe der Jahresabschluss nicht offengelegt, so folgen im 2-Monats-Rhythmus automatisiert weitere Zwangsstrafverfügungen in Höhe von EUR 700 pro Organ und Unternehmen. Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften erhöht sich der Strafrahmen ab der zweiten Vorschreibung auf ein Dreifaches und beträgt mindestens EUR 2.100 pro Organmitglied und je Gesellschaft. Bei großen Gesellschaften beträgt jede weitere Strafe sogar das Sechsfache, also EUR 4.200 für jedes Organmitglied und für die Gesellschaft!

Die Strafe wird so lange vorgeschrieben, bis der jeweilige Jahresabschluss beim Firmenbuch hinterlegt ist. Die bloße Bezahlung der Strafe befreit nicht von der Pflicht zur Offenlegung.

Empfehlung

Zur Vermeidung empfindlich hoher Strafzahlungen empfehlen wir unseren Klienten, auf eine rechtzeitige Übermittlung des Jahresabschlusses zur Offenlegung zu achten. Ihr PwC Kontakt unterstützt Sie gerne dabei und bietet Ihnen fachgerechte Beratung auch bei detaillierten Fragen.

Verfasst von: Kevin Nitsch, Desiree Pleyer