Noch 49 Tage: E-Rechnung an den Bund

Ab 1. Jänner 2014 ist die elektronische Übermittlung von Rechnungen an Bundesdienststellen verpflichtend (§ 5 IKTKonG, Richtlinie 2010/45/EU). Papierrechnungen werden nicht mehr akzeptiert, außer es handelt sich um Barzahlungen.

Es ist höchste Zeit, Ihr Unternehmen für die e-Rechnung an den Bund fit zu machen. Ab 1. Jänner 2014 müssen Rechnungen für Leistungen an Bundesdienststellen elektronisch übermittelt werden. Papierrechnungen werden nur noch bei Barzahlung anerkannt. Das Bundesministerium für Finanzen verspricht sich durch den Wechsel von Papierrechnung zu e-Rechnung eine Einsparung der Verwaltungsarbeit und eine Optimierung der Rechnungsbearbeitung.

Um festzustellen, ob es sich bei einem Geschäftspartner um eine Bundesdienststelle handelt, empfiehlt es sich, den Geschäftspartner frühzeitig zu kontaktieren bzw. die von der Bundesbeschaffungsagentur online zur Verfügung gestellte Liste der Bundesdienststellen zu nutzen. Im Einzelfall (z.B. Bezirksschulrat, Stipendienstellen, Schulen, Universitätskliniken, etc.) kann die Abgrenzung schwierig sein. Neben dem Bund planen auch einige Bundesländer, in naher Zukunft auf die e-Rechnung umzusteigen.

Die Übermittlung der Rechnung hat über das Unternehmensserviceportal (USP) oder die PEPPOL -Transport-Infrastruktur zu erfolgen. Rechnungen, die beispielsweise per e-Mail als PDF versendet werden, werden nicht mehr angenommen.

Um den Service des USP in Anspruch nehmen zu können, muss einmal pro Benutzerkonto eine so genannte Personifizierung stattfinden. Die Registrierung kann mit der Bürgerkarte, einer Handysignatur oder den privaten FinanzOnline Zugangsdaten einer natürlichen Person mit Wohnsitz in Österreich erfolgen. Ein kurzer Fragebogen soll Unternehmen bei der Registrierung im USP unterstützen.

Unternehmen können ihre e-Rechnungen selbst einbringen oder ihren steuerlichen Vertreter mit der Einbringung der e-Rechnung beauftragen. Achtung: derzeit können nur Personen, die im österreichischen Melderegister erfasst sind, zur Einbringung von e-Rechnungen an den Bund berechtigt werden.

Sobald der Zugang zum USP erteilt wurde, kann die e-Rechnung auf drei Arten übermittelt werden:

• Manuelle Eingabe in ein Webformular
• Upload von Rechnungen im strukturierten Format (XML Datei)
• Übermittlung von Rechnungen via Webservice

Die Rechnung hat verpflichtende Rechnungsmerkmale zu enthalten, unter anderem eine Lieferantennummer sowie eine Auftragsreferenz. Ohne diese Informationen können keine e-Rechnungen an den Bund übermittelt werden.

Die elektronisch eingereichte Rechnung wird zuerst auf formale Fehler geprüft und anschließend an die zuständige Dienststelle weitergeleitet. Als Bestätigung der Einbringung wird eine Rechnungskopie in PDF Format an den Absender geschickt. Sollte es Probleme oder Fehler mit der Rechnung geben, wird der Absender ebenfalls informiert.

Sollten Sie Fragen zur e-Rechnung an den Bund haben oder Unterstützung benötigen, steht Ihnen Ihr PwC Berater gerne zur Verfügung.