Finanzverwaltung fordert revisionssicheres Archiv zur elektronischen Archivierung von Rechnungen

Im Zuge der Aktualisierung der Umsatzsteuerrichtlinien 2000 (UStR) präzisierte das BMF seinen Standpunkt zur elektronischen Aufbewahrung von Rechnungen.

Die elektronische Archivierung von Papierrechnungen (mit anschließender Vernichtung der Originale) ist nur möglich, wenn die elektronisch aufbewahrten Daten im Nachhinein nicht verändert werden können. Die UStR nannten bisher als Beispiele spezielle, nur einmal beschreibbare Datenträger, wie z. B. Mikrofilme oder optische Speicherplatten. Laut der aktuellen Fassung der UStR vom 19. Dezember 2012 kann die Unveränderbarkeit der gespeicherten Rechnungen durch das Zusammenwirken von systemtechnischen und organisatorischen Maßnahmen (z. B. Zugriffsrechte) gewährleistet werden. Es wird dabei allerdings ein revisionssicheres Archiv vorausgesetzt, das „herstellerseitig keine Eingriffe des Unternehmers bezüglich Unveränderbarkeit und Unlöschbarkeit der Daten zulässt.“

Unserer Erfahrung nach erfüllen nicht alle der derzeit in Österreich verwendeten Archivierungslösungen diese strengen Voraussetzungen (z.B. wenn das Archiv Lösch- oder Änderungsberechtigungen für Systemadministratoren vorsieht).

Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie bitte unsere Archivierungsspezialisten Josef Renner (josef.renner@at.pwc.com) oder Gerald Dipplinger (gerald.dipplinger@at.pwc.com).