Deutsches BMF passt GoBD technischen Entwicklungen an – Modernisierung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Mit dem BMF Schreiben vom 11. Juli 2019 wurde in Deutschland eine neue Version der GoBD¹ veröffentlicht. Diese Novellierung bringt für Unternehmer einige praktische Erleichterungen für die geltenden Archivierungs- und Aufzeichnungspflichten und passt die geltenden Regelungen den zeitgemäßen technischen Möglichkeiten an.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Besonders hervorzuheben ist die Neuerung betreffend die digitale Sicherung von Belegen, wonach aus steuerlicher Sicht nun jedes technische Mittel zur bildlichen Erfassung anerkannt ist. Es ist beispielsweise möglich, einen in Papierform erhaltenen Beleg mittels Smartphone zu fotografieren und diese Fotografie zu archivieren. Das Scannen bzw. Fotografieren mit Mobilfunkgeräten von Belegen, die im Ausland entstanden oder empfangen wurden, ist ebenfalls erlaubt. Dies betrifft vorallem die Übermittlung und Archivierung von Reisekostenbelegen bei Auslandsdienstreisen.

Bitte beachten Sie: Es ist weiterhin darauf zu achten, dass die elektronisch erfassten Dateien mit den Originaldokumenten bildlich übereinstimmen. Sofern dies der Fall ist und keine sonstigen Aufbewahrungspflichten zu beachten sind, kann das Papierdokument vernichtet werden. 

Eine weitere Erleichterung wurde im Zusammenhang mit der doppelten Aufbewahrungspflicht geschaffen: Wurden in der Vergangenheit Eingangsbelege in ein anderes Format konvertiert, so waren beide Versionen miteinander verknüpft zu archivieren. Diese Verpflichtung zur doppelten Aufbewahrung entfällt nun, sofern der Unternehmer gewährleistet, dass keine Änderungen der Inhalte vorgenommen wurden. 

Die Änderungen sind auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen. Eine freiwillige Anwendung ist für Besteuerungszeiträume zulässig, die vor dem 1. Januar 2020 enden.

Exkurs: österreichische Rechtslage

In Österreich gibt es aus umsatzsteuerlicher Sicht keine speziellen Vorschriften, mithilfe welcher technischen Hilfsmittel Papierrechnungen in einem elektronischen Format bildlich erfasst werden können. Grundsätzlich kann die Sicherstellung der Unveränderbarkeit von elektronisch gespeicherten Rechnungen nach Ansicht der österreichischen Finanzverwaltung beispielsweise durch ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren (= innerbetriebliches Kontrollverfahren) gewährleistet werden. Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann die Aufbewahrung der Originalbelege in der Regel entfallen. 

¹ GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff