WiEReG: laufende Sorgfalts- und Dokumentationspflichten

Seit 15. Jänner 2018 sind Rechtsträger mit Sitz in Österreich aufgrund des wirtschaftliche Eigentümer Registergesetzes (WiEReG) verpflichtet, ihre wirtschaftlichen Eigentümer zu identifizieren und diese über das Unternehmensserviceportal des Bundes (USP) an ein zentrales Register zu melden. Die erstmalige Meldung war bis 15. August 2018 einzubringen. Daneben sieht das WiEReG auch laufende umfassende Sorgfalts- und Dokumentationspflichten für Rechtsträger vor. Hier ein kurzer Überblick:

Jährliche Sorgfaltspflichten

Rechtsträger sind verpflichtet, ihre umfassenden Sorgfaltspflichten zumindest jährlich wahrzunehmen und zu prüfen, ob die an das Register gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Der genaue Zeitpunkt kann grundsätzlich durch die Rechtsträger selbst festgelegt werden (z.B. anlässlich der Jahresabschlussprüfung), wobei der Abstand zwischen den jährlichen Prüfungen maximal ein Jahr (12 Monate) betragen darf.

Sollte die im Register befindlichen Daten noch immer korrekt und aktuell sein, besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Bestätigung des Registerstandes. Die Registerbehörde empfiehlt allerdings dennoch, eine solche Bestätigung des Registerstandes durch Einreichung einer unveränderten Meldung vorzunehmen.

Angemessene Maßnahmen zur Feststellung  der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers

Rechtsträger sind dazu verpflichtet, die Identität ihres wirtschaftlichen Eigentümers festzustellen und angemessene Maßnahmen zur Überprüfung der Identität zu ergreifen, sodass sie davon überzeugt sind zu wissen, wer ihre wirtschaftlichen Eigentümer sind. Welche Informationen notwendig sind und welche Maßnahmen als angemessen erscheinen, ist grundsätzlich vom konkreten Fall abhängig.

Nach Ansicht der Finanzverwaltung sind im Regelfall folgende Maßnahmen angemessen und somit erforderlich:

• Einsicht in und Kopien von Firmenbüchern oder vergleichbaren Registern und Gesellschaftsverträgen.
• Einsicht in und Kopien von Stiftungsurkunden und Stiftungszusatzurkunden bzw. in Trusturkunden.
• Einholung von Reisepasskopien oder Kopien von anderen amtlichen Lichtbildausweisen ausländischer Staatsbürger.
• Einholung von Auskünften über bestehende Kontrollverhältnisse bei relevanten rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümern, Einsicht in relevante Verträge (Syndikatsverträge, Treuhandverträge usw.) und Anfertigung von Kopien oder Aktenvermerken.

Dokumentationserfordernisse

Die Registerbehörde sieht strenge Maßstäbe für die Dokumentation zur Feststellung der Eigentums- und Kontrollverhältnisse vor. Dabei ist es grundsätzlich notwendig, über die gesamte relevante Beteiligungsstruktur landesübliche Nachweise der Eigentums- und Kontrollverhältnisse (z. B.
Firmenbuch, Aktienbuch oder Aktienregister, Gesellschaftsverträge, Liste der Gesellschafter, Certificate of Shareholders usw.) einzuholen und beim meldenden Rechtsträger zu verwahren.

Dabei sollten landesübliche Nachweise zumindest folgende Angaben enthalten:

• Name des Rechtsträgers
• Rechtsform
• Stammregister und Stammzahl (wenn vorhanden)
• Sitzadresse des Rechtsträgers

Die Sorgfaltspflichten umfassen auch Maßnahmen zur Beurteilung, ob durch andere Art und Weise wirtschaftliches Eigentum begründet wird. Dafür erscheint es auch empfehlenswert, sich nachweislich bei den rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümern bzw. den relevanten übergeordneten Rechtsträgern zu erkundigen, ob für die Bestimmung des wirtschaftlichen Eigentums relevante
Treuhandverträge oder etwa Stimmrechtsvereinbarungen vorliegen, die Kontrolle bzw. wirtschaftliches Eigentum begründen, oder ob Personen aufgrund anderer Rechte/Umstände Kontrolle auf die Gesellschaft ausüben können.

Kopien der Dokumente und Informationen, die für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten herangezogen wurden, sind bis zum Ende des wirtschaftlichen Eigentums der betreffenden natürlichen Person sowie noch fünf Jahre danach aufzubewahren. Dies betrifft alle Nachweise über die Eigentums- und Kontrollverhältnisse der rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümer des meldepflichtigen Rechtsträgers sowie alle Dokumente zur Überprüfung der Identität der wirtschaftlichen Eigentümer.

Änderungsmeldungen

Änderungen in den gemeldeten Daten oder in Bezug auf die Eigentums- bzw. Kontrollstruktur sind an das Register innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis über die geänderten Umstände zu melden.

Dies gilt etwa auch für ausschließlich subjektbezogene Daten der gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer (z.B. Änderung des Wohnsitzes), sofern es sich um Personen ohne gemeldeten Hauptwohnsitz im Inland handelt. Bei Personen die mit einem inländischen Hauptwohnsitz gemeldet wurden, werden hingegen stets automatisch die im Zentralen Melderegister gespeicherten Daten übernommen.

Neu gegründete Gesellschaften

Bei neugegründeten Gesellschaften ist die erstmalige Meldung ebenfalls innerhalb von vier Wochen ab der Eintragung in das jeweilige Stammregister (z.B. Firmenbuch oder Stiftungsregister) vorzunehmen.

Oftmals wird in dieser Frist noch kein Zugang zum USP (Unternehmensserviceportal) vorliegen, über welches die Meldung zu erfolgen hat. Jedoch steht es Rechtsträgern frei, einen befugten Parteienvertreter (z.B.  Steuerberater oder Rechtsanwalt) mit der Durchführung der Meldung zu beauftragen – in diesem Fall ist für den Rechtsträger keine Registrierung im USP für Zwecke der WiEReG-Meldung notwendig.

Wie kann PwC Sie unterstützen?

Wir als Parteienvertreter haben einen USP-Zugang und unterstützen Sie gerne bei:

• der Analyse der Beteiligungsstruktur und Ermittlung der wirtschaftlichen Eigentümer,
• der Vornahme der Meldungen im USP,
• dem Monitoring des Registerstandes und der jährlichen Wahrnehmung der Sorgfaltspflichten,
• der Sanierung von nicht zeit- oder ordnungsgemäß eingebrachten Meldungen, eventuell mit der Zuhilfenahme einer Selbstanzeige.

Autoren: Sharon Joseph, Benjamin Fassl